"Waarom krijgen wij geen selectieverslag van de Vlaams Bouwmeester?"

Wie deelneemt aan een overheidsopdracht, heeft recht op een selectie- of gunningsverslag. Wat daar in moet staan, dat hangt van verschillende factoren af, maar vaststaat dat je minstens inzage moet krijgen in hoe je eigen kandidatuur of offerte het deed.

Als ik dat vertel tegen architecten, gaan er doorgaans verschillende alarmbelletjes af in hun hoofd. Want...

“Als wij als inschrijver recht hebben op een verslag, waarom krijgen we dat dan niet eens van de Vlaams Bouwmeester?”

”Wij krijgen nooit een verslag wanneer we deelnemen aan een OAG, dat kan toch niet?!”

”Ben je zeker dat dat klopt Karen, dat we recht hebben op een verslag, want de Vlaams Bouwmeester zegt iets anders”

En daar knelt dus het schoentje… Team Vlaams Bouwmeester zegt helemaal niets anders. 

Excuseer, pardon? 

Ja, je leest het goed. De Vlaams Bouwmeester zegt op geen enkel moment dat je geen recht hebt op een verslag, wanneer je deelneemt aan een overheidsopdracht. Alleen… is een Oproep aan geïnteresseerden helemaal geen overheidsopdracht. En daar zit dus het verschil!

Wat is een Oproep aan geïnteresseerden dan wel? Ik ben het even gaan opzoeken op de website van de Vlaams Bouwmeester. Dit is de definitie die ze er zelf aan geven:

“De OAG is de snelle procedure voor het aanstellen van ontwerpers en ruimtelijke planners. Ze kan gebruikt worden voor architectuuropdrachten en ruimtelijke visievorming … De procedure bestaat uit een 𝗺𝗮𝗿𝗸𝘁𝗰𝗼𝗻𝘀𝘂𝗹𝘁𝗮𝘁𝗶𝗲 gevolgd door een 𝗼𝗻𝗱𝗲𝗿𝗵𝗮𝗻𝗱𝗲𝗹𝗶𝗻𝗴𝘀𝗽𝗿𝗼𝗰𝗲𝗱𝘂𝗿𝗲 𝘇𝗼𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗯𝗲𝗸𝗲𝗻𝗱𝗺𝗮𝗸𝗶𝗻𝗴. Alle projecten met een ereloon lager dan de drempel voor federaal aanbestedende diensten (1) komen in aanmerking.”

(1): Voor 2026-2027 bedraagt dit drempelbedrag €140.000 excl. BTW)

Wie vertrouwd is met de verschillende procedures voor overheidsopdrachten begrijpt waarschijnlijk al waar ik naartoe wil. Ook op de website van de Vlaams Bouwmeester wordt helder uitgelegd hoe de OAG verloopt. 

1. Vooraleer er sprake is van een effectieve overheidsopdracht (de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking) wordt er een marktbevraging georganiseerd. Aan de hand van een motivatienota van 1 A4 geven geïnteresseerde onderwerpers aan dat ze de opgave erg boeiend vinden, en hier graag een offerte voor zouden indienen. 

2. Op basis van de ontvangen motivatienota’s selecteert de opdrachtgever, samen met Team Vlaams Bouwmeester, 3 tot 5 kandidaten die interesse tonen en geschikt lijken om de overheidsopdracht tot een goed einde te brengen.

3. 𝗣𝗮𝘀 𝗼𝗽 𝗱𝗶𝘁 𝗺𝗼𝗺𝗲𝗻𝘁 𝘄𝗼𝗿𝗱𝘁 𝗲𝗿 𝗼𝘃𝗲𝗿𝗴𝗲𝗴𝗮𝗮𝗻 𝗻𝗮𝗮𝗿 𝗲𝗲𝗻 𝗼𝘃𝗲𝗿𝗵𝗲𝗶𝗱𝘀𝗼𝗽𝗱𝗿𝗮𝗰𝗵𝘁! De geselecteerde kandidaten ontvangen een uitnodiging om een offerte in te dienen, stellen deze samen, komen deze presenteren voor de opdrachtgever en Team Vlaams Bouwmeester en er wordt tot slot 1 kandidaat aangeduid als winnaar. Voor deze fase van het project wordt uiteraard gewoon een gunningsverslag opgesteld, dat gedeeld wordt met iedereen die een offerte indiende.

Maar wat is daar het nut van, hoor ik je al denken? Waarom moeten we alsnog die motivatienota schrijven? 

Korte antwoord: omdat Team Vlaams Bouwmeester streeft naar hoge architecturale kwaliteit, maar wel ten allen tijde haar onpartijdigheid dient te bewaren. 

Volg even mee... Voor kleine opdrachten (tot 140.000 euro dus in dit geval) mogen gemeentebesturen, vzw's en andere opdrachtgevers rechtstreeks een selectie van bureaus aanschrijven met de vraag om een offerte in te dienen. Administratief snel en eenvoudig (want er is bv. geen UEA vereist en men kan in 1 fase een winnaar aanduiden). 

Maar wie moeten ze dan uitnodigen? Daar zit doorgaans het probleem: die opdrachtgevers hebben hier meestal niet zo’n goed zicht op. Welke architectenbureaus hebben de juiste expertise? Welke stedenbouwkundigen kunnen dit? Dat is precies waar Team Vlaams Bouwmeester hen (onder andere) bij helpt. Dankzij hun uitgebreid netwerk kunnen zij de volledige sector aanspreken en gewoon vragen wie voor deze opgave een offerte zou willen en kunnen indienen. Team Vlaams Bouwmeester en opdrachtgever organiseren op dat moment dus een 𝗺𝗮𝗿𝗸𝘁𝗯𝗲𝘃𝗿𝗮𝗴𝗶𝗻𝗴. En die mogen zij organiseren zoals zij zelf willen. 

Men zou er dus voor kunnen kiezen om gewoon namen van geïnteresseerde bureaus te verzamelen en vervolgens een loting uit te voeren. Of men zou ook kunnen vragen om een geanonimiseerd portfolio van minstens 30 A4’s in te dienen, op basis waarvan men vervolgens beslist wie men wenst uit te nodigen voor de overheidsopdracht. Of Team Vlaams Bouwmeester zou gewoon zelf, zonder bevraging van de markt, een suggestie kunnen doen van bureaus met de juiste expertise.

Gelukkig doet men dit niet. Aan de hand van de motivatienota peilt men naar de interesse en expertise van de geïnteresseerde bureaus. En ja, vervolgens komen die nota’s in een zwart gat terecht. Maar gelukkig gaat het maar om 1 A4, en zijn het de opdrachtgever en Team Vlaams Bouwmeester samen die vervolgens beslissen wie het best geplaatst is om een offerte in te dienen. Samen houden ze elkaar scherp, en maken ze een weloverwogen beslissing.

Een OAG is dus geen overheidsopdracht, en vereist dan ook geen verslag. Het is wel de toegangspoort richting een overheidsopdracht. Dus als je eenmaal binnen bent en een offerte mag indienen, dan gelden alle rechten van een gewone overheidsopdracht wél. En mag je dus zeker een verslag opvragen, moest men dit vergeten te bezorgen.