Vijf red flags in opdrachtdocumenten die je beter niet negeert.

Er verschijnt een overheidsopdracht op e-procurement en je voelt meteen: dit is iets voor ons. Een interessant programma, haalbare referenties, een site die je goed kent. De reflex is bij veel bureaus dezelfde: hier moeten we op inschrijven! Maar klopt dat wel?

Niet elk project dat op het eerste gezicht interessant lijkt, is ook de moeite waard om op in te zetten. Naast de inhoudelijke match zijn er ook andere parameters die meespelen in de beslissing of dit wel een procedure is waarin je je tijd en energie wil investeren. Onderstaande vijf red flags helpen om die afweging scherper te maken.

Red flag #1: de procedure rammelt

Niet elke aanbestedende overheid is even sterk in het opstellen van een kwalitatief bestek. Wanneer termen als uitsluitingsgronden, selectiecriteria en doorselectie door elkaar lopen, of wanneer er in de selectiefase sprake is van een offerteformulier of gunningscriteria in plaats van doorselectie, gaat dit zelden om een typfout. Het zijn vaak signalen die iets zeggen over hoe goed de aanbesteder de spelregels rond overheidsopdrachten beheerst. Hoewel dit details lijken en men hier de ogen voor zou kunnen sluiten, vertaalt dit zich vaak naar het verdere verloop van het project. Stel jezelf in dit soort situaties dus steeds de vraag of je in deze context wil werken, of probeer minstens via het forum te achterhalen of dit om een menselijke fout of een structureel probleem gaat.

Red flag #2: open procedures in één fase

Procedures in één fase waarbij inhoudelijke of creatieve input wordt verwacht, vragen altijd om een extra afweging. Je weet op voorhand namelijk niet hoeveel bureaus er zullen inschrijven en dus ook niet hoe groot je kans op succes is. Tegelijk wordt er vaak een aanzienlijke inspanning verwacht, zonder dat daar een (volwaardige) vergoeding tegenover staat.

Dat wedstrijdvergoedingen zelden de werkelijke kost dekken, is geen geheim. Maar er is een verschil tussen een opdrachtgever die daar bewust mee omgaat, en een opdrachtgever die zonder veel schroom een volledig schetsontwerp verwacht van een oneindig aantal inschrijvers. Stel je dus steeds de vraag of de verwachte indiening in verhouding staat tot de voorziene vergoeding, maar zeker ook tot je kans op gunning.

Red flag #3: prijs als doorslaggevende factor

Als je met je bureau streeft naar hoogstaande architectuur, kijk dan extra kritisch naar opdrachten waarin prijs voor meer dan 50% doorweegt in de gunningscriteria. In zulke procedures zijn kwaliteit, visie en aanpak per definitie minder doorslaggevend dan de kostprijs. De kans is dus reëel dat je hier zal moeten opboksen tegen prijsduikers. De vraag is alleen of dit een spel is dat je wil meespelen.

Red flag #4: nadelige contractuele voorwaarden

Contractuele bepalingen worden nog te vaak snel-snel of niet bekeken, terwijl net daar een groot deel van je risico zit. Zijn deze bepalingen al beschikbaar in de selectiefase, neem ze dan grondig door vóór je beslist om wel of niet in te schrijven. Het voorzien van een borgtocht, betalingsprincipes en boeteclausules zijn geen details, maar parameters die je beslissing rechtstreeks zouden moeten beïnvloeden. Zeker bij kleinere bureaus waar cashflow een grote rol speelt.

Red flag #5: een disproportionele administratieve last

Hoewel aanbestedende overheden vandaag veel documenten zelf kunnen opvragen, worden kandidaten nog vaak gevraagd om een uitgebreide set aan attesten en bewijsstukken aan te leveren. Wanneer daarbovenop ook nog specifieke formats worden opgelegd voor referentiefiches, ontstaat al snel een aanzienlijke administratieve last. Op zich maken opdrachtgevers geen fout wanneer deze dingen worden gevraagd, maar het zegt wel iets over de verwachtingen naar kandidaten toe. In zulke gevallen loont het dan ook om minstens via het forum te vragen of bepaalde van deze vereisten geschrapt kunnen worden.

Niet inschrijven is ook een keuze

De reflex om in te schrijven is vaak snel gemaakt. Zeker wanneer een project op het eerste gezicht perfect lijkt te passen bij jullie visie. Maar niet elk bestek is helder, niet elke procedure is in balans, en niet elke opdracht past bij de manier waarop je als bureau wil werken. Door daar vooraf bewust bij stil te staan, vermijd je dat er tijd en energie gaan naar dossiers die achteraf gezien nooit echt de juiste fit bleken. Niet inschrijven is daardoor niet altijd een gemiste kans, maar soms ook gewoon een bewuste en slimme keuze.