Waarom deelnemen aan een marktbevraging loont

Neen, je wint er geen opdracht mee. En toch raad ik architecten en aannemers aan om zo nu en dan aan een marktbevraging deel te nemen. Out of the goodness of your heart? Neen, natuurlijk niet! Maar omdat je er meer uithaalt dan je op het eerste zicht misschien zou denken…

Wanneer ik met architecten of aannemers praat over overheidsopdrachten, merk ik dat marktbevragingen vaak wat onder de radar blijven. Los van dat men vaak niet exact weet wat een marktbevraging juist is, hoor ik al snel de volgende gedachtengang:

“Een marktbevraging levert niets op, dus daar gaan we echt wel onze schaarse tijd niet in steken.” 

Ik begrijp dat helemaal hoor…

De dagen op een architectenbureau of bij een aannemersbedrijf zitten al snel vol met lopende projecten, problemen op de werf en deadlines voor andere overheidsopdrachten… Als er dan een marktbevraging voorbij komt, voelt die al snel als een goede daad waar eigenlijk geen tijd voor is.

En toch raad ik klanten geregeld aan om af en toe aan een marktbevraging deel te nemen.

Neen, je kan er inderdaad niet rechtstreeks een overheidsopdracht mee winnen. Maar er is wel iets anders dat je eruit kan halen… Een marktbevraging is namelijk één van de weinige momenten waarop je als onderneming een blik krijgt achter de schermen van een aanbestedende overheid.

Maar misschien eerst even voor wie minder vertrouwd is met het begrip... Wat is dat eigenlijk, een marktbevraging? Wel, een marktbevraging is een bevraging (logisch, toch?) die een aanbestedende overheid organiseert voordat een overheidsopdracht officieel gepubliceerd wordt. De bedoeling is ‘inzichten uit de markt verzamelen’. 

• Welke oplossingen bestaan er? 

• Welke uitdagingen zien marktpartijen? 

• Zijn bepaalde verwachtingen realistisch? 

• Welke risico's worden vandaag onderschat? 

• Is een architectuurwedstrijd hier de juiste aanpak, of past een D&B-procedure beter bij de doelstellingen van het project? 

• ...

De overheid gebruikt die informatie vervolgens om haar opdracht verder vorm te geven, en de finale overheidsopdracht te publiceren.

Zoals ik al aangaf wordt er op het einde van een marktbevraging geen opdracht gegund. En dus zou je kunnen denken "wat een tijdverlies om hier aan mee te werken". Maar die gedachte is dus zonde. Want wat ik interessant vind aan marktbevragingen, is dat ze je vaak veel meer leren dan enkel iets over die specifieke overheidsopdracht.

Je krijgt vroeger zicht op wat eraan komt

Een eerste voordeel van deelnemen aan een marktbevraging is dat je zicht krijgt op wat eraan zit te komen. Vaak is er na de marktbevraging nog een lange weg te gaan vooraleer de uiteindelijke overheidsopdracht gepubliceerd wordt. Tegen dat het project dan uiteindelijk op het Bulletin der Aanbestedingen verschijnt, zijn veel bedrijven verrast door de omvang, de timing of de verwachtingen van de opdrachtgever. Wie eerder betrokken was via de marktbevraging, heeft vaak al een veel beter beeld van wat eraan zat te komen en kon zich daar ook op voorbereiden.

Je begrijpt de vraag achter de vraag beter

Het uiteindelijke bestek vertelt je wat er verwacht wordt. De voorafgaande marktbevraging vertelt je, als je goed luistert, vaak ook waarom een opdrachtgever dit vraagt.

Welke bezorgdheden leven er? Waar loopt men vandaag tegenaan? Welke doelstellingen probeert men te bereiken? Die context verdwijnt vaak grotendeels wanneer alles uiteindelijk vertaald wordt naar formele opdrachtdocumenten. Terwijl net die context vaak helpt om betere keuzes te maken over deelname vs niet-deelname, over welke partners best worden toegevoegd aan het team of over welke referenties of ambities het beste passen bij de wensen van de aanbestedende overheid. Allemaal voordelen die je kansen op een uiteindelijke selectie en gunning straks doen stijgen. 

Je kan helpen voorkomen dat een overheidsopdracht onnodig moeilijk wordt

De mensen die een overheidsopdracht voorbereiden beschikken uiteraard over veel expertise, maar zij staan niet elke dag op een werf, maken niet dagelijks offertes op en stellen niet voortdurend kandidaturen samen. Daardoor kunnen bepaalde verwachtingen of eisen logisch lijken vanuit hun standpunt, terwijl ze in de praktijk moeilijk uitvoerbaar blijken.

Een marktbevraging biedt ruimte om dat soort inzichten te delen. Niet om de opdracht naar je hand te zetten, maar wel om ervoor te zorgen dat ze realistisch en werkbaar blijft. Een voordeel waar iedereen bij wint dus.

Je krijgt zicht op bredere evoluties in de markt

Zelfs wanneer je uiteindelijk beslist om niet deel te nemen aan de latere overheidsopdracht, heb je vaak iets geleerd. Over trends. Over thema's die belangrijker worden. Over de richting waarin publieke opdrachtgevers evolueren. Over vragen die steeds vaker terugkomen.

Dat lijkt misschien abstract, maar op langere termijn helpt die kennis vaak om betere strategische keuzes te maken.

Je wordt uitgenodigd om na te denken over jullie eigen toekomst

Het laatste voordeel van deelnemen aan marktbevragingen ligt eigenlijk in het verlengde hiervan. Een marktbevraging nodigt je namelijk uit om even uit de dagelijkse rush te stappen, en al de inzichten die je eruit haalt te vertalen naar je eigen werking.

Veel organisaties bekijken overheidsopdrachten noodgedwongen vanuit het project dat vandaag op hun bureau ligt. Er moet een kandidatuur worden ingediend. Die ene offerte moet af. Een strakke deadline komt dichterbij.

Daardoor wordt er weinig stil gestaan bij vragen zoals:

• Welk type projecten zullen de komende jaren vaker op de markt komen?

• Welke procedures lijken opdrachtgevers steeds vaker te verkiezen?

• Welke expertise wordt steeds belangrijker?

• Welke verwachtingen leven er vandaag bij publieke opdrachtgevers?

Maar vooral: waar moeten we ons als organisatie nu al op voorbereiden, en hoe kunnen we dit doen?

Een marktbevraging dwingt je bijna om hierover na te denken. Om even vooruit te kijken in plaats van alleen bezig te zijn met de overheidsopdracht die overmorgen moet worden ingediend. En om nú keuzes te maken die jullie in de toekomst sterker kunnen positioneren tov van concurrenten.

Veel architectenbureaus en aannemers zien een marktbevraging als een vrijblijvende oefening waar weinig tot geen directe return tegenover staat. 

Ik begrijp die reflex. 

Alleen laten ze daarmee vaak meer kansen onbenut dan ze zelf beseffen. Want de waarde van een marktbevraging zit zelden in de marktbevraging zelf. Ze zit vooral in alle inzichten die je later helpen om betere keuzes te maken... en uiteindelijk meer overheidsopdracht te winnen.